Zaplanowanie eventu nie jest łatwym zadaniem. Niezależnie od tego, czy ma to być impreza integracyjna, konferencja naukowa czy bal charytatywny, trzeba zadbać o mnóstwo szczegółów organizacyjnych. Na szczęście nie trzeba się tym zajmować samodzielnie — można skorzystać w pomocy firmy eventowej, Czy rzeczywiście warto? Przekonaj się!
Czym zajmuje się firma eventowa?
Agencji eventowej możesz powierzyć zorganizowanie niemal dowolnego wydarzenia. Takie firmy najczęściej pracują na rzecz przedsiębiorstw i organizacji, które zlecają im przygotowanie imprez, takich jak:
- spotkania integracyjne,
- targi i prezentacje,
- szkolenia i konferencje,
- gale wręczenia nagród,
- zawody sportowe,
- wernisaże, wystawy, wydarzenia artystyczne.
Jeśli interesują Cię szczegóły współpracy z firmą tego typu, możesz odwiedzić stronę Cafe PR Agencja Eventowa Kraków i sprawdzić, w czym dokładnie mogą Cię wesprzeć specjaliści od organizacji eventów. Zakres usług jest bardzo szeroki, a każda impreza może mieć indywidualny charakter.
Czy warto zatrudnić firmę eventową?
To pytanie warto sobie zadać, jeśli stoisz przed zadaniem, jakim jest przygotowanie wydarzenia ze sporą liczbą uczestników. Teoretycznie można zorganizować je samodzielnie lub np. z zespołem pracowników swojej firmy. Nie zawsze jednak będzie to optymalne rozwiązanie.
Jest tak dlatego, że organizacja imprezy jest bardzo wymagającym przedsięwzięciem. Trzeba zadbać o niezliczoną liczbę szczegółów, które dodatkowo trzeba ze sobą zgrać w czasie i zamknąć w planowanym budżecie. Zatrudnienie agencji eventowej może więc być dobrym wyborem. Poznaj 10 powodów, dla których warto się na to zdecydować.
1. Oszczędzasz czas
Organizacja eventu, niezależnie czy chodzi o imprezę integracyjną, czy bal karnawałowy dla dzieci, zawsze jest czasochłonna. Jeśli zajmujesz się przygotowywaniem wydarzenia, zwykle musisz wówczas zrezygnować z innych obowiązków. Firma eventowa weźmie na siebie całość organizacji — oszczędzając Twój czas.
2. Firma eventowa ma doświadczenie w tym, co robi
Doświadczenie to bezcenny zasób w każdej dziedzinie. Firma eventowa z długim stażem na rynku doskonale wie, które kwestie są najważniejsze podczas organizacji imprezy. Zdaje sobie również sprawę z potencjalnych trudności, które mogą się pojawić na etapie przygotowań. Dzięki temu unikniesz ewentualnych problemów, opóźnień i innych “niespodzianek”.
3. Dostęp do sprawdzonych podwykonawców.
Agencja eventowa ma obszerną bazę kontaktów do zaufanych kontrahentów. To mogą być firmy cateringowe, wypożyczalnie sprzętu konferencyjnego, hotele i wiele innych podmiotów. Profesjonalny organizator eventów często może również liczyć na lepsze ceny niż klienci indywidualni. Dzięki temu impreza będzie przygotowana profesjonalnie, a jednocześnie bez przepłacania.
4. Nie ponosisz odpowiedzialności za efekt
Jeśli podpiszesz umowę z firmą eventową, to ona staje się podmiotem odpowiedzialnym za organizację wydarzenia od a do zet. Ty nie musisz się przejmować, czy stoły i krzesła dotrą na czas, czy dania będą ciepłe lub czy oświetlenie zostanie prawidłowo podłączone. Oszczędzasz mnóstwo nerwów i wysiłku.
5. Wiesz, ile zapłacisz
Zawarcie umowy z firmą eventową oznacza, że dokładnie wiesz, jakie koszty Cię czekają. Warunki finansowe są szczegółowo określone już na wstępie. Nie ryzykujesz więc, że wydatki organizacyjne znacząco przekroczą zaplanowany kosztorys.
6. Pomoc w awaryjnych sytuacjach
Awarie i pomyłki mogą zdarzyć się zawsze. Dobra firma eventowa jest przygotowana na nagłe wydarzenia i doskonale wie, co zrobić, aby szybko się z nimi uporać i wdrożyć plan awaryjny. Dzięki temu masz pewność, że nic nie zakłóci Twojego wydarzenia.
7. Ciekawe, innowacyjne pomysły
W agencjach eventowych zwykle pracują kreatywne osoby, które mogą Ci zaproponować nieszablonowe rozwiązania. To sprawi, że Twoja impreza będzie niezapomniana.
8. Dopasowanie do Twoich oczekiwań
Firmy eventowe zajmują się organizowaniem wielu rodzajów wydarzeń. To mogą być konferencje naukowe, gale biznesowe, bale karnawałowe czy imprezy sportowe. Co więcej, każda impreza może być inna — dokładnie taka, jakiej oczekujesz. To sprawdzony sposób na wydarzenie, które po prostu będzie udane.
9. Kompleksowa obsługa
To jedna z najważniejszych zalet zatrudnienia specjalistów od organizacji imprez. Firmie eventowej możesz zlecić przygotowanie wydarzenia od początku do końca, czyli od wyboru i zarezerwowania odpowiedniego obiektu, aż po obsługę gości podczas eventu. To ogromna wygoda, oszczędność czasu i wysiłku. Dzięki temu możesz zjawić się na wydarzeniu w charakterze gościa, a nie organizatora, który ma “wszystko na głowie”.
10. Szeroki zakres usług i duży wybór firm
To kolejna ważna zaleta. Na rynku działa wiele agencji eventowych. Mają one swoją specyfikę pracy, a niekiedy również konkretną niszę, którą obsługują — np. głównie wydarzenia plenerowe. Jeśli warunki współpracy z jedną z firm nie są dla Ciebie odpowiednie, możesz wybrać inną, która wpisuje się w Twoje oczekiwania.
Agencja eventowa — jak wybrać idealnego wykonawcę?
Wiesz już, dlaczego współpraca z firmą eventową może być strzałem w dziesiątkę. Warto również się zastanowić, jak wybrać agencję, która spełni Twoje oczekiwania. Dobrym pomysłem jest przejrzenie portfolio imprez zorganizowanych do tej pory. Być może znajdziesz w nim inspirację dla własnego wydarzenia, a także określisz, która firma prezentuje się najbardziej profesjonalnie.
Nie wahaj się zadawać pytań. Pracownicy agencji eventowej są właśnie po to, aby na nie odpowiedzieć. Szczegółowe ustalenie warunków współpracy to klucz do udanej imprezy.