W przypadku nagłej awarii, pożaru serwerowni czy ataku hakerskiego, system rejestracji czasu pracy utrzymywany w chmurze (SaaS) zapewnia znacznie wyższy poziom ochrony danych kadrowych niż instalacja na własnym, lokalnym serwerze (On-Premise).
Główną przewagą chmury jest tzw. georedundancja – dane są w czasie rzeczywistym szyfrowane i kopiowane na niezależne serwery w innych lokalizacjach. Jeśli w Twoim biurze zabraknie prądu lub uszkodzi się dysk twardy, w systemie chmurowym nie tracisz ani jednego logowania pracownika. W przypadku własnego serwera, awaria sprzętowa często oznacza bezpowrotną utratę ewidencji z ostatnich dni, chyba że firma posiada wysoce zaawansowane, rygorystycznie i kosztownie zarządzane procedury backupu. Wybierając architekturę systemu RCM Control, stawiamy na chmurę jako najbezpieczniejszy standard dla współczesnego biznesu.
Zabezpieczenie ewidencji czasu pracy to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim wymóg prawny. Zobaczmy, z jakimi realnymi zagrożeniami mierzą się oba modele i dlaczego firmy masowo rezygnują z utrzymywania własnych serwerowni.
Awaria sprzętu a bezpieczeństwo ewidencji (Diagnoza zagrożeń)
Kiedy mówimy o awariach informatycznych w kontekście działu HR, wyobrażamy sobie zazwyczaj koniec miesiąca i niemożność wygenerowania list płac. To najgorszy z możliwych scenariuszy, który paraliżuje wypłaty dla całej załogi.
Ryzyko związane z własnym serwerem (On-Premise)
System zainstalowany lokalnie (na komputerze w biurze księgowej lub na firmowym serwerze w piwnicy) jest podatny na zagrożenia fizyczne. Przepięcie w sieci elektrycznej, zalanie, pożar, a nawet zwykła kradzież sprzętu mogą zniszczyć dysk twardy. Oczywiście firmy wykonują kopie zapasowe, ale bardzo często robią to na dysk zewnętrzny podłączony… do tego samego komputera. Dodatkowym, rosnącym zagrożeniem są ataki typu ransomware (oprogramowanie szyfrujące dla okupu), które najczęściej uderzają właśnie w słabo zabezpieczone sieci lokalne małych i średnich przedsiębiorstw.
Niezawodność architektury chmurowej
Nasz moduł RCP online rozwiązuje problem fizycznych zagrożeń w całości. Dane z czytników są natychmiast, w sposób zaszyfrowany, przesyłane do certyfikowanych centrów danych (Data Center). Ośrodki te posiadają niezależne zasilanie awaryjne, rygorystyczną kontrolę dostępu i najwyższej klasy zapory sieciowe. Nawet jeśli budynek Twojej firmy spłonie, cała dokumentacja kadrowa, w tym historia logowań, pozostanie całkowicie nienaruszona i gotowa do pobrania z dowolnego innego komputera na świecie.
Czas przywrócenia systemu do działania (RTO)
W zarządzaniu kryzysowym istnieje wskaźnik RTO (Recovery Time Objective), który określa, jak szybko firma może wrócić do normalnej pracy po awarii.
W modelu serwerowym awaria bazy danych oznacza konieczność wezwania informatyka, zakupienia nowej części, reinstalacji systemu, wgrania licencji i żmudnego odzyskiwania danych z ostatniego backupu. Może to potrwać od kilku dni do nawet tygodni. W chmurze proces ten jest niewidoczny dla użytkownika – w razie awarii jednego serwera w Data Center, ruch natychmiast i bezprzerwowo przejmuje serwer zapasowy. Dział kadr w ogóle nie odczuwa awarii.
Decyzja biznesowa: Porównanie modeli utrzymania systemu
Poniższa tabela porządkuje różnice między oboma modelami, nie tylko w kontekście bezpieczeństwa, ale też codziennego zarządzania.
| Kryterium oceny | Własny serwer (On-Premise) | Chmura (SaaS – np. RCM Control) |
|---|---|---|
| Kopie zapasowe (Backup) | Wymagają ręcznej konfiguracji i pilnowania przez własny dział IT. | Automatyczne, wielokrotne, rozproszone geograficznie w tle. |
| Podatność na ataki hakerskie | Wysoka, jeśli firma nie aktualizuje na bieżąco własnych zapór sieciowych i oprogramowania. | Bardzo niska (ochrona dostarczana przez inżynierów bezpieczeństwa Data Center). |
| Czas odzyskania danych po awarii | Od kilkunastu godzin do kilkunastu dni (zależne od dostępności sprzętu). | Natychmiastowy (mechanizmy automatycznego przełączania awaryjnego). |
| Koszty ukryte i utrzymanie | Wysokie: prąd, chłodzenie serwerowni, licencje antywirusowe, pensja administratora. | Brak: wszystkie koszty bezpieczeństwa zawarte są w przewidywalnym abonamencie. |
Bezpieczeństwo ma swoją cenę – ale w chmurze jest ona niższa
Wielu przedsiębiorców uważa, że chmura jest droższa od własnego serwera. To błąd analityczny polegający na ignorowaniu kosztów ukrytych (prąd, administracja, serwis sprzętu). Przeglądając nasz cennik i zestawiając go z kosztami zatrudnienia administratora baz danych, szybko okazuje się, że model chmurowy to ułamek kosztów, jakie należałoby ponieść, aby zapewnić choćby zbliżony poziom bezpieczeństwa w lokalnym biurze.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o chmurę w kadrach
1. Co się stanie, gdy w firmie zabraknie internetu? Czy czytniki przestaną działać?
Nie. Nowoczesne czytniki biometryczne i zbliżeniowe posiadają własną pamięć wewnętrzną. Jeśli połączenie z chmurą zostanie zerwane z powodu awarii internetu, czytnik będzie normalnie rejestrował odbicia pracowników. Gdy tylko internet powróci, urządzenie automatycznie, w tle, prześle zgromadzone pakiety danych na serwer chmurowy.
2. Czy przechowywanie danych kadrowych w chmurze jest zgodne z RODO?
Tak, w 100%. Warunkiem jest zawarcie z dostawcą oprogramowania tzw. Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (którą RCM Control podpisuje z każdym klientem). Należy również upewnić się, że serwery, na których przechowywane są dane, znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), co gwarantuje objęcie ich unijnym prawem ochrony prywatności.
3. Kto jest właścicielem danych w modelu chmurowym?
Wyłącznym właścicielem danych zawsze pozostaje pracodawca. Dostawca oprogramowania (np. RCM Control) jest jedynie procesorem – przetwarza dane w Twoim imieniu, ale nie ma do nich swobodnego dostępu ani prawa do ich wykorzystywania w celach własnych. W każdej chwili możesz wyeksportować całą swoją bazę i zażądać jej usunięcia z serwerów.
4. Czy własny serwer nie jest bezpieczniejszy, bo nikt z zewnątrz nie ma do niego dostępu?
To jeden z największych mitów IT. Większość naruszeń danych we własnych serwerowniach to efekt braku profesjonalnych zabezpieczeń sieciowych przed atakami z zewnątrz (np. ransomware we włącznikach e-mailowych) lub sabotażu wewnętrznego. Profesjonalne Data Center dysponują zabezpieczeniami, na które większość firm z sektora MŚP po prostu nie może sobie pozwolić.
5. Co w przypadku, gdy chcę zrezygnować z systemu? Czy stracę historię czasu pracy?
Absolutnie nie. Systemy RCP w chmurze oferują zaawansowane moduły eksportu. Zanim zamkniesz konto, możesz pobrać całą ewidencję, logi i archiwum w uniwersalnych formatach (np. CSV, Excel), aby zgodnie z prawem przechowywać dokumentację pracowniczą na własnych, zaszyfrowanych nośnikach przez wymagany ustawowo czas.