Relokacja firmy to na ogół spore wyzwanie organizacyjne i logistyczne. Warto więc zaplanować je w każdym szczególe, by nie zmagać się z konsekwencjami nieprzemyślanych decyzji. O czym warto pamiętać w trakcie zmiany siedziby? By nieco ułatwić to zadanie, zebraliśmy w kilku punktach wszystkie najważniejsze informacje.
Od czego rozpocząć planowanie relokacji firmy?
Przeprowadzka firmy to spore przedsięwzięcie, które należy dokładnie zaplanować, by uniknąć przykrych niespodzianek. Cennym źródłem inspiracji w tym zakresie może być strona https://mklogistyka.pl/przeprowadzki-biur-wroclaw/, prowadzona przez profesjonalistów, oferujących przeprowadzki międzymiastowe firm. To właśnie tutaj zamieszczono bowiem plan relokacji biura krok po kroku. Jak czytamy na stronie, takie działania należy rozpocząć od ustalenia dokładnego terminu oraz sporządzenia listy rzeczy, które zostaną przetransportowane do nowej siedziby. Co ważne, w momencie przeprowadzki lokal powinien być już w pełni przygotowany, a jego wnętrze rozplanowane tak, by przenoszone dokumenty i przedmioty nie trafiały w przypadkowe miejsce.
Jak spakować i przenosić rzeczy?
Pakowanie i przenoszenie wyposażenia firmy to jedno z najważniejszych, a zarazem najbardziej pracochłonnych zadań w trakcie jej relokacji. Jego sprawne wykonanie pozwoli zaoszczędzić sporo czasu na rozpakowywaniu w nowej siedzibie. W taką pracę warto zaangażować pracowników, którzy mogą spakować własne rzeczy, dzięki czemu z łatwością odnajdą je w nowym miejscu.
Niezwykle istotnym elementem pakowania będzie również etykietowanie pudełek. Nawet proste oznaczenia – biurko, kuchnia czy korytarz – znacznie ułatwią pracę i pozwolą uniknąć żmudnego przenoszenia kartonów w kolejne miejsca. Szczególną uwagę warto jednak zwrócić na poufne dokumenty. Należy je bowiem przenieść osobno, umieszczając od razu w bezpiecznym miejscu, z dala od wzroku niepowołanych do tego osób.
Samodzielnie czy z pomocą – czy warto skorzystać ze wsparcia firmy przeprowadzkowej?
Jak widać, przeprowadzka firmy to skomplikowany proces. Nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie ze wsparcia profesjonalistów. Takie usługi świadczy chociażby firma MKL Transport & Przeprowadzki Wrocław, działająca na terenie Wrocławia i okolic i oferująca kompleksowe wsparcie w realizacji całego przedsięwzięcia. Skorzystanie z usług firmy przeprowadzkowej niesie ze sobą cały szereg różnorodnych korzyści. To przede wszystkim:
- niezbędne narzędzia, które sprawdzą się w takcie demontażu mebli, ale również i przy przenoszeniu cięższych przedmiotów,
- bezpieczeństwo transportu,
- sprawna organizacja działań, poparta wiedzą i doświadczeniem pracowników.
Sporym atutem takiej współpracy będzie również możliwość zaoszczędzenia cennego czasu, który można przeznaczyć na zorganizowanie funkcjonowania firmy w nowym miejscu. Ci, którzy decydują się podjąć takie wzywanie samodzielnie, muszą z kolei liczyć się z wielogodzinną pracą oraz ryzykiem, związanym z przenoszeniem ciężkich przedmiotów i ich ponownym wnoszeniem do nowej siedziby.
Komunikacja z pracownikami – o czym nie należy zapominać?
Sprawna komunikacja z pracownikami to jeden z niezwykle ważnych aspektów w trakcie przeprowadzki firmy. Każdy z nich powinien bowiem zostać poinformowany o planowanych działaniach oraz o zakresie wsparcia, którego może udzielić, by relokacja przebiegała sprawnie.
Jak już zostało wspomniane, zaangażowanie pracowników to doskonały sposób na zaoszczędzenie czasu i usprawnienie całego procesu. Z kolei ich odsunięcie od ważnych informacji może prowadzić do dezorganizacji działań i znacząco opóźnić rozpoczęcie sprawnego funkcjonowania firmy w nowej siedzibie.
Jak zorganizować pracę w nowym miejscu?
Sprawnie przeprowadzona relokacja ułatwia nie tylko opuszczenie dotychczasowej siedziby, ale również wpływa na sprawne rozpoczęcie pracy w nowym miejscu. To właśnie dlatego tak ważne jest sortowanie rzeczy już w trakcie pakowania. Samo pakowanie warto natomiast rozpocząć od najmniej ważnych przedmiotów. Jako ostatnie należy natomiast przewieźć klawiatury, komputery i dokumenty, niezbędne do rozpoczęcia pracy, co znacznie ułatwi jej organizację.
Ważne będzie też zapewnienie zaplecza dla pracowników, ale i zadbanie o ich bezpieczeństwo, np. przez oznaczenie drogi ewakuacyjnej czy zorganizowanie przeglądu urządzeń elektrycznych. Z kolei o wyposażenie sali konferencyjnej czy ewentualne dekoracje można zadbać nieco później, gdy relokacja zakończy się, a zespół powróci do wykonywania swoich obowiązków.