Personel jest najcenniejszym zasobem przedsiębiorstwa, efektywne zarządzanie nim jest więc kluczem do osiągnięcia sukcesu rynkowego. W realizacji tego zadania pomóc może moduł kadrowy ERP. W naszym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie: jak powinien być on skonstruowany? Omówimy również podstawowe funkcje, dostępne zazwyczaj w jego ramach.
Jak działa i czym jest system ERP?
ERP to system informatyczny, którego podstawowym zadaniem jest optymalizacja zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Jak czytamy na stronie program-erp.pl, zazwyczaj oprogramowanie tej klasy ma budowę modułową. Pozwala to na stopniową jego rozbudowę, w miarę pojawiania się w firmie nowych potrzeb. W związku z tym w skład systemu nie zawsze wchodzą moduły, związane z zarządzaniem kadrami – niekiedy pojawiają się one dopiero w trakcie poszerzania funkcji oprogramowania.
Dlaczego warto wdrożyć ERP do działu zasobów ludzkich?
Zdarza się również, że moduł kadrowy celowo jest pomijany – pobieżna choćby lektura zestawienia najlepszych systemów ERP, dostępnego pod adresem top10erp.pl, pozwoli stwierdzić, że większości są to oprogramowania, pozwalające na optymalizację procesów produkcji, magazynowania i sprzedaży.
Czy warto więc myśleć o wdrożeniu ERP do działu kadr? Zdecydowanie tak. System taki przyspiesza pracę osób, zajmujących się zarządzaniem zasobami ludzkimi, odciąża inne działy i ułatwia wykonywanie zadań kadrze menadżerskiej. Oczywiście nie są to jego jedyne atuty.
Jakie cechy powinien mieć moduł ERP dla działu HR?
Opisanie budowy kadrowej części systemu ERP nie jest łatwe, może być ona bowiem niezwykle zróżnicowana. Wynika to z faktu, że samo pojęcie „kadry” czy „HR” jest nieostre – dział ten może zajmować się na przykład:
- rekrutacją, szkoleniem i rozwojem personelu;
- administrowaniem dokumentacją pracowniczą;
- naliczaniem wynagrodzeń.
Możliwe jest przy tym wykonywanie wszystkich lub tylko niektórych z wymienionych funkcji (inne mogą być delegowane do podmiotów zewnętrznych). Moduł kadrowy systemu ERP powinien więc cechować się dużą elastycznością. Co więcej, możliwa musi być jego modyfikacja w trakcie działania (jest to niezbędne na przykład wówczas, gdy dojdzie do zmian przepisów, regulujących obowiązki pracodawcy).
Jakie funkcje ma zwykle moduł ERP dla kadr?
Zazwyczaj jednak w module personalnym systemu ERP można wyróżnić kilka podstawowych obszarów. Są to:
- Rejestracja i ewidencja czasu pracy. Submoduł ten jest zwykle zintegrowany z urządzeniami rejestrującymi wejście na teren zakładu i opuszczenie go. Dzięki temu możliwe jest wyeliminowanie większości kłopotliwych prac administracyjnych – nie jest na przykład konieczna analiza i ewentualne wprowadzanie korekt listy obecności.
- Naliczanie wynagrodzeń. Może być ono wykonywane ręcznie lub w pełni zautomatyzowane (w takiej sytuacji bazą do jego przeprowadzenia może być wspomniany wcześniej system ewidencji czasu pracy). Submoduł ten zazwyczaj oblicza również podatki i składki, które zakład pracy musi odprowadzić od wynagrodzeń.
- Zarządzanie procesem rekrutacji. System ERP może przechowywać CV kandydatów oraz inne dokumenty, złożone w toku procesu rekrutacji. Możliwe jest przy tym zwykle grupowanie ich według określonych kryteriów (np. umiejętności kandydatów lub ich doświadczenia), co ułatwia prowadzenie skutecznej selekcji.
- Zarządzanie wiedzą. Bardzo często obszar ten zintegrowany jest częściowo z omówioną wcześniej rekrutacją – umożliwia to prowadzenie skutecznego naboru na kluczowe stanowiska zarówno wśród kandydatów pozyskanych z zewnątrz, jak i z grona osób, które już pracują w danej firmie. Oczywiście w skład tego modułu wchodzi również zarządzanie szkoleniami, zarówno tymi obowiązkowymi (np. BHP), jak i doskonalącymi konkretne umiejętności.
Z punktu widzenia przeciętnego użytkownika systemu, najistotniejszym elementem kadrowej części ERP jest jednak panel pracownika.
Czym jest panel pracownika?
Panel pracownika to część ERP, która dostępna jest dla zatrudnionego w danym przedsiębiorstwie personelu. Zazwyczaj za pomocą modułu tego można:
- składać wnioski urlopowe i zgłaszać nieobecności;
- podawać i zmieniać istotne informacje (np. numer konta bankowego, na które ma wpływać wynagrodzenie);
- rejestrować nadgodziny.
Funkcjonowanie panelu pracownika w istotny sposób odciąża więc personel działu kadr – typowe, rutynowe czynności administracyjne są bowiem dzięki niemu realizowane bez jego udziału.