Każde przedsiębiorstwo dąży do ściśle określonych celów, których osiągnięcie postrzegane jest jako odniesienie sukcesu w danej branży. Na taki sukces składa się wiele komponentów, w tym m.in. komunikacja między pracownikami, efektywne zarządzanie czasem pracy i kontrola nad procesami, zachodzącymi w firmie. Funkcjonowanie każdego niemalże przedsiębiorstwa, składa się z analizy liczb, wskaźników, tabeli i wielu innych danych, które z kolei stanowią podstawę procesów komunikacyjnych. Jeśli te nie będą przebiegać w prawidłowy sposób, sukces na rynku towarów i usług z pewnością nie zostanie osiągnięty. Usprawnieniu komunikacji służą z kolei nowoczesne systemy ERP.
Dlaczego dobra komunikacja jest podstawą sukcesu przedsiębiorstwa?
Dobra komunikacja w firmie powinna być podstawą jej działalności, niezależnie od branży i charakteru świadczonych usług. To właśnie błędy w komunikacji przyczyniają się często do finansowych lub technicznych problemów, co może z kolei przełożyć się na brak stabilizacji na rynku. Mowa tutaj przede wszystkim o tzw. komunikacji poziomej, zachodzącej pomiędzy osobami na równorzędnych stanowiskach, zajmujących się koordynacją działań. Niemniej ważna będzie jednak również komunikacja pionowa, w której pojawia się już swoista hierarchia stanowisk. Niezwykle istotną rolę pełni także komunikacja między działami. Jej jakość i precyzja mają bowiem istotny wpływ na dążenie do wyznaczonych sobie celów. To właśnie na takich ideach oparł swoją koncepcję producent systemów ERP (ODL), wychodząc ze swoja ofertą do zwolenników nowoczesnych technologii, mających na celu poprawę integracji firmy i jakości komunikacji, zachodzącej między jej pracownikami.
System ERP a komunikacja w firmie – co musisz wiedzieć?
Dzięki systemom ERP, możliwy staje się błyskawiczny przepływ danych, pomiędzy różnymi działami danego przedsiębiorstwa. Mowa tutaj chociażby o ilości składanych zamówień czy ewentualnych brakach w magazynie, ale również i o mocy przerobowej czy rezerwacjach towarów. Do takiej bazy danych dostęp mają pracownicy wszystkich działów, co znacznie ułatwia komunikację i czyni ją bardziej efektywną. Taka sprawna wymiana dotyczy również dokumentów. Dzięki systemom ERP, dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną, zgodnie ze standardami EDI. Standardy EDI, czyli tzw. Elektroniczna Wymian Danych, to nic innego, jak wymiana dokumentów między systemami, wykorzystywanymi przez współpracujące ze sobą przedsiębiorstwa. Zaletą takiego rozwiązania jest m.in. dokładność fakturowania, bezobsługowa i bezpieczna wymiana danych oraz ograniczenie do minimum błędów i pomyłek. Warto wspomnieć jednocześnie, że wymiana EDI może dotyczyć nie tylko faktur, ale również np. zamówień, co znacznie przyśpiesza ich realizację.
Czemu służy automatyczna ewidencja?
Dzięki systemom ERP, wszystkie dokumenty, związane z procesami biznesowymi, zachodzącymi w danym przedsiębiorstwie, ewidencjonowane są w sposób elektroniczny. Mowa tutaj chociażby o dokumentach magazynowych, rozchodowych i przychodowych. System ERP znacząco ułatwia dostęp do dokumentacji. To właśnie dzięki niemu wszystkie niezbędne informacje zlokalizowane są w tym samym miejscu, co znacznie ułatwia ich przeglądanie.
Jak ERP wpływa na kontrolę i jakość usług?
System ERP ułatwia również kontrolę nad wszystkimi procesami, które zachodzą w firmie. Pracownicy, korzystający z takiego rozwiązania, mogą komunikować się ze sobą w czasie rzeczywistym, informując o bieżących postępach w realizacji powierzonych im zadań. Tym samym kierownictwo może szybko zareagować na ewentualne błędy, korygując je odpowiedni sposób. Dzięki systemom ERP, osoby zatrudnione w firmie zyskują natychmiastowy dostęp do wielu danych. Nie muszą one więc poświęcać czasu na wyszukiwanie informacji, przeznaczając go chociażby na budowanie relacji z klientem. Jak nietrudno zauważyć, wdrożenie systemów ERP zwiększa elastyczność pracy i pozwala na swobodny przepływ informacji pomiędzy wszystkimi działami przedsiębiorstwa, co przekłada się na znaczącą poprawę jakości pracy i jej wydajność.